DATA PROTECTION Policy and Procedure

DATA PROTECTION

Policy and Procedure

Proteksyon ng Datos

Patakaran at Pamamaraan

1.Inihayag na Patakaran

1.1 Ang mga Sugo ng Akademya ng Kapayapaan ay isang pangkawang-gawang organisasyon kung saan naglalayon itong turuan at gabayan ang ibang tao tungkol sa Islam sa pamamagitan ng pagsira sa mga hadlang at pagbibigay-linaw sa mga maling kuru-kuro. Ito ay ginagawa sa pamamagitan ng paggamit ng mga makabagong teknolohiya ng edukasyon at mga pamamaraan ng pagsasanay, at pagbibigay ng mga kurso ng pag-aaral sa online, at paggamit ng modernong pamantayang pang-akademiko.

1.2 Sa pagpapatuloy ng layuning ito upang paunlarin ang Islamikong pag-aaral at edukasyon, ang mga Sugo ng Akademya ng Kapayapaan ay laging nag-aanyaya ng mga tagapagsalita at mga iskolar na mula sa iba't-ibang bahagi ng mundo upang talakayin ang iba’t-ibang mga paksa.

1.3 Dahil sa likas na katangian ng ating tungkulin, ay pinananatili natin ang malaking bilang ng personal na datos tungkol sa ating mga mag-aaral at sa mga interesado sa ating tungkulin. Gayundin, ay hinahawakan  natin ang personal na datos ng isang malaking pangkat ng kawani at mga boluntaryo. 

1.4 Kinikilala ng mga Sugo ng Akademya ng Kapayapaan ang tungkulin nito sa mga mag-aaral at kawani na ipinagkatiwala sa atin ang kanilang datos sa mata ng batas at sa ilalim ng nasasakupan ng Islamikong batas. 

1.5 Bilang isang organisasyon na humahawak at nagpoproseso ng impormasyon ng mga kliyente, mga kawani o mga tagapagtustos, ay dapat tayong sumunod sa Batas na Nagbibigay Proteksyon sa Datos. May isang ligal na obligasyon na magbibigay ng proteksyon  sa impormasyon at pamatnubay na iyon kung paano dapat itabi at gamitin ito. Upang makasunod sa impormasyong ito ay ating:

• Kokolektahin lamang ang datos na kinakailangan at kung ito ay may natatanging dahilan.

• Hindi itatabi ang impormasyon na ating hawak ng matagal kung hindi kailangan at tiyakin na ang lahat ng datos na ating hawak ay tama at napapanahon.

• Itabi ang impormasyon na ating iniingatan at payagan lamang ang mga awtorisadong tao na makakita nito.

• Payagan ang tao na makita ang impormasyon na ating hawak kung may nakasulat na kahilingan o dokumento.

1.6 Tagapamahala ng Datos – Ang CEO ang magsisilbing tagapamahala ng datos para sa mga Sugo ng Akademya ng Kapayapaan at magtatalaga ng isang taga-proseso ng datos. Ang taga-proseso ng datos ay responsable na;

• Tiyakin na ang lahat ng mga nauugnay na patakaran at mga alituntunin ay nasa tamang lugar at nasusunod sa loob ng organisasyon. 

• Na ang datos na ito ay protektado at ang sistemang may kaugnayan dito ay nasa tamang lugar upang tiyakin ang kaligtasan ng datos.

• Pagbibigay ng natatanging pagsasanay sa mga kawani at mga taong kusang-loob na nagseserbisyo tungkol sa pagsunod sa tamang pangangalaga ng datos.

• Sagutin ang anumang kahilingan para makita ang pansariling datos.

1.7 Paksa upang Makita ang Impormasyon 

1.7.1 Ang mga indibidwal ay may karapatang malaman kung ano ang impormasyon na nakatago sa Sugo ng Akademya ng Kapayapaan. Sa pagsagot sa nakasulat na kahilingan, ang tagapamahala ng datos ay magpapadala ng kopya sa email ng lahat ng personal na datos tungkol sa nasabing Paksa ng Datos na hawak sa panahon na ginawa ang aplikasyon.

1.7.2 May tiyak na datos na maaaring pinigil, kabilang dito ang paggamit ng pangatlong partido, lalo na kung ang anumang tungkulin ng pagiging kompidensyal ay hawak ng pangatlong partido – sa kasong ito ang pangatlong partido  ay maaaring nangangahulugan na ang datos ay tungkol sa ibang tao, o na ang ibang taong iyon ay ang pinagkunan.

1.7.3 Kabilang sa personal na datos ay ang pangalan, tirahan, numero ng telepono,at email o iba pang impormasyon na matatawagan.

2. Pamamaraan 

2.1 Pagiging Pribado

2.1.1 Ang lahat ng datos na pinanghahawakan tungkol sa mga indibidwal na sumali sa ating mga kurso, nagpatala sa anumang webinar o listahan ng mga email, o magbibigay ng mga donasyon, ay mahigpit na magiging pribado at ang pagtingin sa datos na ito ay magiging limitado lamang sa mga may kaugnayan sa mga miyembro at mga tagapangasiwa na nangangailangan nito na ang dahilan ay may kaugnayan sa ating tungkulin.

2.1.2 Anumang personal na impormasyon na hawak tungkol sa kawani o mga taong libreng nagseserbisyo ay pananatilihing kompidensyal at hindi ibabahagi sa anumang ibang mga partido na hindi awtorisado ng tagapamahala ng datos. Ang lumalabag dito ay papatawan ng parusa na maaaring maalis o matanggal depende sa saklaw ng paglabag.

2.1.3 Hindi namin ibabahagi ang mga datos sa ibang partido ng walang sapat na awtoridad na galing sa tagapamahala ng datos at nakapaloob sa mahigpit na napagkasunduang kontrata sa ibang partido at awtoridad ng nasabing datos.

2.1.4 Gagamitin lamang namin para sa aming sariling aktibidad sa komersyo at pagpaparehistro.

2.2 Seguridad at Pag-iimbak 

2.2.1 Lahat ng mga personal na datos ay mahigpit na itatabi sa isang PC na may protektadong password o natatanggal na hard drive sa isang naka-encrypt  na folder, ang password kung saan hawak ito ng pangulo o pangalawang pangulo ng mga tagapangasiwa at tagapamahala ng datos.

2.2.2 Ang paghingi ng datos ng isang kawani at mga boluntaryong kawani ay dapat dumaan sa tagapamahala ng datos sa pamamagitan ng email. Ang email na ito ay makikita sa pamamagitan ng paghingi sa inyong tagapamahala ng linya.

2.2.3 Ang password sa mga laptop na malalaman ng personal na impormasyon o naka-encrypt na folder ay dapat na palagiang baguhin.

2.2.4 Sa pagpasa ng datos sa ibang mga partido, anumang paglilipat ng datos sa USB o sa email ay gagawin din sa naka-encrypt na kaayusan.

2.2.5 Ang lahat ng hard copy ng mga file o dokumento ng kawani at mga rehistrasyon ay ligtas na nakatabi sa isang aparador na nakakandado na  awtorisadong tao lamang ang makakapasok. 

2.3 Posibleng Pananagutan sa Paglalantad ng Impormasyon

2.3.1 Kung may anumang impormasyon na maliwanag tungkol sa isang miyembro ng kawani o mag-aaral na maaaring makaapekto sa kapakanan ng iba. Halimbawa, ang isang miyembro ng grupo o mag-aaral na maaaring ilabas ang maling propesyonal na gawain o isang panganib sa pampublikong kalusugan. Sa mga pagkakataong ito  ang pangangailangan para sa organisasyon  upang ipaalam ang impormasyon sa naaangkop na awtoridad ay maaaring pangibabawan ng mga suliranin tungkol sa pagiging pribado o kompidensyal.

      Kabilang sa mga posibleng tungkulin na maaaring ihayag o ilantad: pampublikong kapakanan (kung saan may tunay o seryosong panganib na ang ibang indibidwal, o ang malaking bilang ng publiko, ay maaaring malagay sa panganib ng kalahok).

2.4 Direktang Pagpapahayag

2.4.1 Gagamitin lamang natin ang personal na datos sa pagpapahayag o komersyo sa mga tuloy-tuloy na gumagamit o mga tao na nagrehistro sa ating mga kurso o mga webinar. Hindi natin ibibigay ang datos na ito sa iba para sa direktang komersyo ng walang pahintulot.

2.4.2 Hindi natin ibabahagi ang mga detalye na maaaring ibigay sa ibang mga partido ng walang pahintulot ng may-ari ng datos.

2.4.3 Hindi tayo magpapadala ng  elektronikong komunikasyon na walang pahintulot.

2.4.4 Palagi kaming magbibigay ng mga paksa sa elektroniko na may pagkakataong alisin mula listahan ng email.

2.4.5 Alinman sa impormasyon na ibinahagi sa ikatlong partido ay may pahintulot, magkakaroon tayo sa kanila (ikatlong partido) ng kasunduan upang mapanatili ang pagiging pribado at kaligtasan ng ating mga datos.

2.5 Pagpasok ng Kawani

2.5.1 Ang tagapamahala ng datos ay dapat tiyakin na ang kahilingan ay:

• Tunay at may kabuluhan. 

• Ang ID ng tao na nanghihingi at ang datos ng tao ay magkapareho at tunay mula sa nanghihingi ng kopya ng ID.

• Ang datos ay hindi nakapaloob sa pribadong datos ng pangatlong partido. 

• Ang kasagutan ay nagawa sa loob ng 40 araw.

• Nagkasundo sa tamang kaayusan kung saan ipadadala ang datos.

2.6 Pagiging Malinaw at Pagpayag

2.6.1 Sa ating komersyo at mga email at ang lahat ng ating rehistrasyon o iba pang mga uri ay lagi nating lilinawin ang dahilan kung saan gagamitin ang anumang personal na datos.

2.6.2 Bibigyan natin sila ng karapatang pumili kung tatanggapin ang email na mula sa atin.

2.6.3 Maglalagay tayo ng isang kahon na maaaring lagyan ng tsek para sa pagpayag na makita ng ikatlong partido para sa layunin ng aming trabaho.

2.6.4 Taunang susuriin ang datos at mga listahan upang siguruhin na ang anumang datos na ating itinatago ay napapanahon at nauugnay sa paksa at anumang hindi kailangang datos ay buburahin.

2.6.5 Hindi tayo mangongolekta ng hindi kinakailangang datos.

2.6.6 Ligtas nating aalisin o sisirain ang mga personal na datos nang sa gayon hindi ito makuha o makuha ng hindi awtorisadong mga tao.

2.7 Pagsasanay at Pagsusuri ng Patakaran

2.7.2 Magbibigay tayo ng pagsasanay sa lahat ng mga kawani at mga tagapangasiwa sa kanilang mga tungkulin sa pagbibigay ng proteksyon sa mga datos at pagpapasunod ng mga patakaran.

2.7.3 Bibigyan natin ang mga bagong kawani ng pagsasanay sa pagtatalaga ng bagong tungkulin sa ilalim ng batas.

2.7.4 Taunan nating susuriin ang mga alituntuning ito at hihilingin natin sa tagapamahala ng datos na magbigay ng isang report o pag-uulat.

Makabubuti ring maghanap ng makakatulong sa iyo na makakita ng perpektong institusyon na ang manunulat sa online ay makakatulong sa iyo na maisulat ang iyong mga dokumento.