PROTECCIÓN DE DATOS Política y Procedimiento

HABEAS DATA (PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES)

Política y Procedimiento

1. Declaración de la Política de Habeas Data

1.1. La Academia Mensajeros de la Paz es una organización benéfica cuyo propósito es educar e informar a las personas acerca del Islam, derribando barreras y aclarando conceptos erróneos. Para ello, emplea tecnologías educativas de vanguardia, métodos modernos de enseñanza y capacitación, ofrece cursos regulares de aprendizaje en línea y aplica estándares académicos contemporáneos.

1.2. En cumplimiento de su misión de promover el aprendizaje y la educación islámica, la Academia Mensajeros de la Paz invita periódicamente a conferencistas, académicos y especialistas de diferentes partes del mundo para abordar diversos temas de interés.

1.3. Debido a la naturaleza de nuestras actividades, recopilamos y tratamos datos personales de nuestros estudiantes, de las personas interesadas en nuestros programas y actividades, así como de nuestros empleados, voluntarios y demás colaboradores.

1.4. La Academia Mensajeros de la Paz reconoce su responsabilidad de proteger los datos personales que le han sido confiados por estudiantes, empleados, voluntarios y demás personas relacionadas con la organización, tanto en cumplimiento de la legislación aplicable como de los principios establecidos por la ley islámica.

1.5. Como organización que recopila, almacena y trata datos personales de estudiantes, empleados, voluntarios, proveedores y demás personas vinculadas con sus actividades, la Academia Mensajeros de la Paz cumplirá con la legislación aplicable en materia de Habeas Data y protección de datos personales. En cumplimiento de esta obligación, la organización se compromete a:

• Recopilar únicamente los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de una finalidad legítima, específica y previamente determinada.

• Conservar los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recopilados o mientras exista una obligación legal que justifique su conservación.

• Adoptar las medidas técnicas, administrativas y organizativas necesarias para proteger la información contra el acceso, uso, divulgación, alteración, pérdida o destrucción no autorizados.

• Limitar el acceso a los datos personales exclusivamente a las personas autorizadas que los requieran para el desempeño de sus funciones.

• Garantizar que toda persona pueda ejercer su derecho de acceso a sus datos personales mediante una solicitud presentada por escrito.

1.6. Responsable del Tratamiento de Datos

El Director Ejecutivo actuará como Responsable del Tratamiento de Datos de la Academia Mensajeros de la Paz y designará a un Procesador de Datos, quien será responsable de:

• Garantizar que las políticas, procedimientos y controles relacionados con la protección de datos personales se encuentren implementados y sean cumplidos dentro de la organización.

• Velar por la seguridad de los datos personales y por el adecuado funcionamiento de los sistemas utilizados para su almacenamiento y tratamiento.

• Proporcionar la capacitación necesaria al personal y a los voluntarios sobre las obligaciones derivadas de la presente política y de la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.

• Gestionar y atender las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales.

1.7. Derecho de acceso a la información

1.7.1. Toda persona tiene derecho a conocer los datos personales que la Academia Mensajeros de la Paz conserva sobre ella. Previa solicitud escrita del titular de la información, el Responsable del Tratamiento de Datos deberá proporcionar, por medios electrónicos o por cualquier otro medio apropiado, una copia de los datos personales que se encuentren registrados al momento de la solicitud.

1.7.2. No obstante lo anterior, la Academia Mensajeros de la Paz podrá abstenerse de divulgar determinada información cuando ello sea necesario para proteger los derechos de terceros, cumplir obligaciones legales o contractuales de confidencialidad, o por cualquier otra causa permitida por la legislación aplicable.

1.7.3. Para efectos de esta política, los datos personales comprenden, entre otros, nombres, direcciones, números telefónicos, direcciones de correo electrónico y cualquier otra información que permita identificar o hacer identificable a una persona.

2. Procedimiento

2.1. Confidencialidad

2.1.1. Todos los datos personales de las personas que se inscriban en nuestros cursos, se registren en seminarios web, se suscriban a nuestras listas de correo electrónico o realicen donaciones serán tratados con estricta confidencialidad. El acceso a dicha información estará limitado únicamente a los miembros del personal y del Consejo Directivo que requieran conocerla para el cumplimiento de sus funciones.

2.1.2. Toda la información personal de los empleados y voluntarios que sea recopilada o almacenada por la Academia Mensajeros de la Paz será tratada de forma estrictamente confidencial y no podrá ser divulgada a terceros sin la autorización correspondiente del Responsable del Tratamiento de Datos, salvo que exista una obligación legal que disponga lo contrario. El incumplimiento de esta disposición podrá dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la terminación de la relación laboral o de la vinculación con la organización, según la gravedad de la falta.

2.1.3. La Academia Mensajeros de la Paz no compartirá datos personales con terceros sin la autorización del Responsable del Tratamiento de Datos, el consentimiento del titular de la información cuando sea exigible y la existencia de los acuerdos contractuales necesarios para garantizar la protección de los datos.

2.1.4. Los datos personales únicamente serán utilizados para los fines legítimos relacionados con las actividades institucionales de la Academia Mensajeros de la Paz, incluyendo la administración, el registro de participantes y las actividades de comunicación y mercadeo autorizadas.

2.2. Seguridad y almacenamiento

2.2.1. Toda la información personal será almacenada de forma segura en equipos protegidos mediante contraseñas o en dispositivos de almacenamiento cifrados. Las claves de acceso estarán bajo la custodia del Presidente o Vicepresidente del Consejo Directivo y del Responsable del Tratamiento de Datos, o de las personas expresamente autorizadas para ello.

2.2.2. Las solicitudes internas de acceso a datos personales deberán dirigirse al Responsable del Tratamiento de Datos mediante correo electrónico y estarán sujetas a la autorización correspondiente, cuando proceda.

2.2.3. Las contraseñas de los equipos y sistemas que contengan datos personales deberán actualizarse periódicamente, de conformidad con las políticas de seguridad de la organización.

2.2.4. Toda transferencia de datos personales a terceros, ya sea mediante dispositivos de almacenamiento o por medios electrónicos, deberá realizarse utilizando mecanismos de cifrado u otras medidas de seguridad apropiadas.

2.2.5. Los expedientes físicos del personal, voluntarios, estudiantes y demás registros que contengan datos personales deberán conservarse en archivadores cerrados con llave o en áreas de acceso restringido, a las cuales únicamente podrá acceder el personal autorizado.

2.3. Divulgación obligatoria de información

2.3.1. Cuando exista una obligación legal o un interés público superior que así lo exija, la Academia Mensajeros de la Paz podrá divulgar datos personales a las autoridades competentes. Esto incluye situaciones en las que la información sea necesaria para proteger la salud pública, prevenir un riesgo grave para terceros, cumplir una orden judicial o atender cualquier otro requerimiento legal aplicable.

Entre las circunstancias que podrán justificar la divulgación de información personal se encuentra la protección del interés público, cuando exista un riesgo real para la seguridad, la integridad o el bienestar de una persona o de la comunidad en general.

2.4. Mercadeo directo

2.4.1. Los datos personales únicamente serán utilizados para actividades de mercadeo directo dirigidas a personas que sean estudiantes, usuarios registrados o que hayan manifestado previamente su interés en los programas, cursos o actividades de la Academia Mensajeros de la Paz.

2.4.2. La información de contacto no será compartida con terceros sin el consentimiento previo del titular de los datos, salvo cuando la ley disponga lo contrario.

2.4.3. No se enviarán comunicaciones electrónicas no solicitadas sin el consentimiento previo del destinatario, cuando este sea requerido por la legislación aplicable.

2.4.4. Todas las comunicaciones electrónicas de carácter promocional ofrecerán un mecanismo sencillo para que el destinatario pueda solicitar la eliminación de sus datos de las listas de distribución.

2.4.5. Cuando, con el consentimiento del titular, los datos personales sean compartidos con terceros, la Academia Mensajeros de la Paz exigirá que dichos terceros adopten medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.

2.5. Derecho de acceso a los datos personales

2.5.1. Toda persona podrá solicitar el acceso a los datos personales que la Academia Mensajeros de la Paz conserve sobre ella. La solicitud deberá dirigirse al Responsable del Tratamiento de Datos.

2.5.2. El Responsable del Tratamiento de Datos verificará que:

• La solicitud sea legítima y presentada de buena fe.
• La identidad del solicitante sea debidamente verificada mediante un documento oficial de identificación.
• La información que se entregue no afecte los derechos o la confidencialidad de terceros.
• La respuesta sea proporcionada dentro del plazo establecido por la legislación aplicable.
• El formato de entrega de la información sea acordado con el solicitante, cuando corresponda.

Nota: El documento menciona un plazo de 40 días. Ese plazo puede variar según la legislación del país aplicable. Si esta política será utilizada en Colombia, México u otro país, conviene sustituir esa referencia por "dentro del plazo establecido por la legislación aplicable", salvo que deseen mantener expresamente el plazo de 40 días.

2.6. Transparencia y consentimiento

2.6.1. En los formularios de inscripción, listas de distribución y demás medios de recopilación de datos personales, se informará claramente la finalidad para la cual serán utilizados dichos datos.

2.6.2. Los titulares de los datos podrán decidir libremente si desean recibir comunicaciones electrónicas enviadas por la Academia Mensajeros de la Paz.

2.6.3. Cuando sea necesario compartir datos personales con terceros para fines relacionados con las actividades de la organización, se solicitará previamente el consentimiento correspondiente mediante un mecanismo claro y verificable.

2.6.4. La Academia Mensajeros de la Paz revisará periódicamente sus bases de datos para garantizar que la información sea exacta, pertinente y esté actualizada, eliminando aquella que ya no sea necesaria conforme a la legislación aplicable.

2.6.5. No se recopilarán datos personales que no sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades previamente informadas.

2.6.6. Los datos personales serán eliminados o destruidos de manera segura cuando ya no sean necesarios, utilizando procedimientos que impidan su acceso, recuperación o utilización por personas no autorizadas.

2.7. Capacitación y revisión de la política

2.7.1. La Academia Mensajeros de la Paz proporcionará capacitación periódica a todo el personal y a los miembros del Consejo Directivo sobre sus responsabilidades en materia de protección de datos personales y el cumplimiento de la presente política.

2.7.2. Todo nuevo empleado o voluntario recibirá capacitación inicial sobre las obligaciones legales e institucionales relacionadas con la protección de datos personales antes o al inicio de sus funciones.

2.7.3. La presente Política y Procedimiento de Protección de Datos Personales será revisada al menos una vez al año. El Responsable del Tratamiento de Datos presentará un informe sobre su implementación, cumplimiento y las mejoras que resulten necesarias.