COMMUNICATIONS Policy and Procedure

COMMUNICATIONS

Policy and Procedure

Mga Komunikasyon

Patakaran at Pamamaraan

1. Inihayag na Patakaran

1.1 Bilang tapat na tagasunod ng Islam, tayo sa mga Sugo ng Akademya ng Kapayapaan ay nauunawaan ang kahalagahan ng pakikitungo sa bawat isa sa pinakamabuting pag-uugali. Ang paggalang at pagkilala sa ating mga kapatid sa Islam. Tinatalakay natin ang mga suliranin sa magandang pakikipag-komunikasyon ng mabuti at inuunawa ang kahalagahan nito sa pagbibigay ng isang maganda, kapaki-pakinabang at produktibong lugar na pinagtatrabahuhan.

1.2 Obligado na ang bawat empleyado sa organisasyong ito na magpakita ng higit na paggalang sa bawat ibang tao sa loob ng organisasyon at iba pang mga koneksyon sa konteksto ng isang negosyo. Dapat na ang dahilan ng pakikipag-komunikasyon ay upang tulungan ang iba at gawin ang Mga Sugo ng Akademya ng Kapayapaan na epektibong tumakbo hangga't maaari, nang sa gayon ay makuha ang paggalang ng ating mga kasama at mga mamimili.

2. Mga Alituntunin 

Ang lahat ng mga komunikasyon sa loob ng Mga Sugo ng Akademya ng Kapayapaan ay nararapat na:

2.1 Panatilihin ang pagbibigay-kaalaman sa bawat kawani.

2.2 Gumamit ng payak o pangkaraniwang Inggles na madaling maintindihan ng lahat.

2.3 Umaksyon sa loob ng tamang panahon.

2.4 Gamitin ang mga pamamaraan ng komunikasyon sa pinaka-epektibo at naaayon sa konteksto, mensahe at manonood. 

2.5 Tiyakin na ang mga kawani at mga nagboluntayo ay may kumpletong kaalaman sa lahat ng nauugnay na mga gawain upang sila ay higit na maging epektibo sa kanila tungkulin.

2.6 Itala ang lahat ng epektibong patakaran ng organisasyon. 

2.7 Panatilihin ang ating mabuting pag-uugali bilang isang Islamikong organisasyon. 

2.8 Paggalang, kabutihang-loob at isang diwa ng pagiging matulungin ay mahalaga at patnubay ng organisasyon sa pakikisalamuha sa mga kawani at mga mag-aaral. 

2.9 Ang pagkakaiba ng mga opinyon ay dapat na dalhin sa pribado at mahinahon. Ang tsismis at paninirang-puri sa isang tao ay dapat iwasan. Direktang makipag-usap sa isang tao o sa taong nasasangkot upang ayusin ang mga hindi pagkakaunawaan. 

Isinalaysay ni Hudhaifah (kalugdan nawa siya ng Allah) na ang Sugo ng Allah  (sumakanya nawa ang kapayapaan at pagpapala ng Allah) ay nagsabi:

“Ang isang taong mapanirang-puri ay hindi makakapasok sa Paraiso.” Sinang-ayunan.

2.10 Nakabubuting Pagpuna – na kung saan mapapabuti nito ang organisasyon sa pamamagitan ng pagbibigay ng linaw at pagtuturo – dapat na tanggapin kung ihahatid ng may paggalang at maayos na pakikitungo. Nakasisirang pagpuna – na kung saan ito ay dinisenyo upang makasira sa organisasyon at sa ibang tao – ito ay hindi dapat ginagawa.

3. Pamamaraan

3.1 Tungkulin:

Mataas na Namumuno

3.1.1 Upang tiyakin na ang mga kawani ay laging may impormasyon na magagamit at sa pamamagitan ng tamang pinagmulan ng mga impormasyon. 

3.1.2 Upang tiyakin na ang mga kawani ay may naaangkop na impormasyon na magagamit para sa epektibong pakikipagtalakayan sa mga kasamahan.

3.1.3 Upang panatilihing bukas ang mga pinagmulan ng magkabilang komunikasyon at upang makinig sa sasabihin at mga komento mula sa lahat ng kawani.

3.1.4 Upang ipaalam sa mga tagapamahala ang tungkol sa mga kaunlaran at mga suliranin.

Lahat ng  Kawani

3.1.5 Palaging makipag-ugnayan sa bawat isa upang tiyakin na may makukuhang impormasyon at maintindihan ang nilalaman ng pinagtatrabahuhan.

3.1.6 Tiyakin na sila ay nasabihan at magkaroon ng kaalaman sa impormasyon upang maging epektibo sa kanilang tungkulin at suportahan ang kanilang tungkulin sa loob ng organisasyon. 

3.2 Mga Hakbang

3.2.1 Ang lahat ng mga email ay dapat sagutin sa loob ng 24 oras pagkatapos na matanggap ito. Kung walang kakayahang sumagot sa loob ng oras na iyon, isang email ang dapat ipadala sa nagpadala na nagsasaad na hindi mo ito matutugunan at ang dahilan kung bakit.

Halimbawa:

Assalamu alaykum 

Marami pong salamat sa inyong email. Sa hindi inaasahan pagkakataon, ay wala po ako ng inyong hinihinging impormasyon sa dahilan na ang ating kapatid na si Bilal ay nasa labas ng opisina at may inaayos na suliranin. Nagpadala ako sa kanya ng email tungkol po dito upang kanyang sagutin pagbalik niya ng opisina sa Lunes. Kayo po ay aming aabisuhan sa Lunes, alas-5 ng hapon. In shaa Allah po.

Gumagalang,

3.2.2 Dapat na magbigay ng kahit na 3 araw para sa hinihinging gawain. Magiging mahirap para sa iyong kasamahan sa trabaho kung ang hinihingi mong gawain ay dapat tapusin sa loob ng maikling panahon, lalo na kung sila ay may nakaatang na malaking gawain. Kung kailangan mo ng mabilis na tulong, sa gayon ito ay nakababa sa pagpapasiya ng nasabing kawani/ kakayahan na gawin iyon. Itatala ang uri ng gawain at ang oras ng pangyayari at iba pa.

3.2.3 Kung maaantala ang pagkumpleto sa isang gawain sa gayon ay dapat magpadala ng isang email bago ang palugit ng isang gawain, na ipinapaalam sa iyong mga kasamahan kung bakit ka mahuhuli. Ang karaniwang paggalang  ay nagsasabi na ang iyong kasamahan ay hindi dapat maghintay ng email mula sa iyo na nagtatanong kung bakit di nakumpleto ang gawain, kung ikaw ang nahuli

3.3 Bigong Pagsunod 

Dahil sa mahalagang uri ng alituntuning ito, ang Bigong pagsunod ay maaaring magbunga ng isang mahigpit na babala o para sa paulit-ulit na pagkabigong sumunod, ay pagtiwalag