COMMUNICATIONS Policy and Procedure

COMUNICADOS

Política y procedimiento

1.       Declaración de política de comunicados

1.1. Como seguidores devotos del Islam, en la Academia Mensajeros de la Paz entendemos la importancia de tratarnos unos a los otros de la mejor manera, respetar y honrar a nuestros hermanos y hermanas en el Islam. Nos tomamos muy en serio el tema de la buena comunicación, y entendemos su importancia en proporcionar un entorno de trabajo bueno, saludable y productivo.

1.2. Es obligatorio para todo empleado de esta organización mostrar el mayor respeto a todas las personas que la integran, así como hacia todos los que se relacionan con ella. El propósito de los comunicados debe ser ayudar a los demás y hacer que la Academia Mensajeros de la Paz funcione de la manera más eficaz posible, ganándose así el respeto de nuestros colegas y clientes. 

2.       Principios

Todos los comunicados al interior de la Academia Mensajeros de la Paz deben:

2.1.      Mantener informados a todos los miembros del personal.

2.2.     Utilizar un lenguaje sencillo, libre de jergas, que sea de fácil comprensión para todos.

2.3.     Ser procesados dentro de un tiempo razonable.

2.4.     Utilizar los métodos de comunicación más efectivos y apropiados según el contexto, el mensaje y el público al que están dirigidos.

2.5.     Asegurarse de que el personal y los voluntarios estén plenamente informados de todas las actividades relevantes para que puedan ser lo más eficientes posible en sus funciones.

2.6.     Tener en cuenta todas las políticas relevantes de la organización.

2.7.     Ser compatibles con nuestros valores fundamentales como organización islámica.

2.8.     La cortesía, la amabilidad y el espíritu de ayuda son importantes y guían el trato de la organización con los empleados y los estudiantes.

2.9.     Las diferencias de opinión deben ser manejadas de manera privada y discreta. Deben evitarse los chismes y las murmuraciones. Se debe establecer comunicación directa con la persona o personas involucradas para resolver las diferencias.

Hudhaifah (que Al-lah esté complacido con él) narró que el Mensajero de Al-lah (que la paz y las bendiciones de Al-lah sean con él) dijo:

“El murmurador no entrará al Paraíso” (Bujari y Muslim).

2.10.   La crítica constructiva (aquella que mejorará la organización al aclarar o instruir) debe ser bien recibida cuando sea entregada con respeto y tacto. La crítica destructiva (aquella que está diseñada para causar daño a la organización o a una persona) no debe practicarse.

3.       Procedimiento

3.1.    Responsabilidad:

Directivos

 3.1.1.    Asegurar que la información esté disponible para el personal de manera oportuna y a través de los canales apropiados.

3.1.2.    Asegurar que el personal tenga la información relevante disponible para comunicarse con sus colegas de manera efectiva.

3.1.3.    Mantener canales abiertos de comunicación bidireccional y escuchar la retroalimentación y los comentarios de todo el personal.

3.1.4.    Mantener informados a los mandos medios con respecto a los acontecimientos e inquietudes.

Todo el personal

3.1.5 Comunicarse regularmente entre sí para garantizar que la información esté disponible y sea comprendida dentro del contexto del entorno laboral.

3.1.6. Asegurarse de que todos estén informados y tengan acceso a la información, a fin de que sean lo más eficientes posible en sus funciones y apoyar su trabajo dentro de la organización.

3.2    Plazos

3.2.1.    Todos los correos electrónicos deben ser respondidos dentro de las 24 horas posteriores a su recepción. Si no es posible dar respuesta dentro de dicho plazo, se debe enviar un correo electrónico informando al remitente que no se puede responder y el motivo de ello.

 Ejemplo:

As-salamu alaikum.

Gracias por su correo electrónico. Lamentablemente, no tengo la información solicita, dado que Bilal se encuentra fuera de la oficina y ha estado lidiando con ese problema. Le envié un correo electrónico al respecto para que dé respuesta cuando regrese a la oficina el lunes. Estaré informando del tema el lunes a las 5:00 pm, in sha Al-lah.

Cordial saludo,

3.2.2.    Se debe dar un plazo de al menos 3 días hábiles para la realización de las tareas que sean solicitadas. Solicitar una tarea en un período corto de tiempo es dificultarle las cosas a su colega, en especial si ya tiene una carga grande de trabajo. Si necesita ayuda con urgencia, esta depende de la disposición y capacidad de la persona para realizar la tarea, teniendo en cuenta la naturaleza de esta, el tiempo involucrado, etc.

3.2.3.    Si se está retrasado en el cumplimiento de una tarea, debe enviar un correo electrónico antes de su fecha límite, informando a los colegas el porqué del retraso. Un principio básico de cortesía dicta que uno no debe esperar a que un colega le escriba preguntando por qué no se ha completado una tarea, si es uno quien está retrasado.

3.3.    Incumplimiento

Debido a la naturaleza importante de esta política, el incumplimiento podrá resultar en una advertencia formal y, en caso de que el incumplimiento sea persistente, en despido.