POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES

COMUNICADOS

Política y Procedimiento

1. Declaración de la Política de Comunicados

1.1. Como seguidores del Islam, en la Academia Mensajeros de la Paz reconocemos la importancia de tratarnos mutuamente con respeto, dignidad y cortesía, honrando a nuestros hermanos y hermanas en la fe. Valoramos profundamente la comunicación efectiva y entendemos que constituye un elemento esencial para fomentar un entorno de trabajo respetuoso, saludable, colaborativo y productivo.

1.2. Todos los empleados de la Academia Mensajeros de la Paz tienen la responsabilidad de tratar con el máximo respeto y profesionalismo a las personas que forman parte de la organización, así como a todas aquellas con quienes interactúen en el desempeño de sus funciones. Toda comunicación deberá tener como finalidad colaborar, informar y contribuir al cumplimiento de la misión y los objetivos de la Academia Mensajeros de la Paz, promoviendo un ambiente de confianza, respeto mutuo y excelencia en el servicio hacia nuestros colegas, estudiantes, colaboradores y demás partes interesadas.

2. Principios

Todos los comunicados y comunicaciones internas de la Academia Mensajeros de la Paz deberán regirse por los siguientes principios:

2.1. Mantener informados, de manera oportuna, a todos los miembros del personal.

2.2. Utilizar un lenguaje claro, sencillo y libre de jergas, que facilite la comprensión por parte de todos los destinatarios.

2.3. Ser gestionados dentro de un plazo razonable.

2.4. Utilizar los métodos de comunicación más eficaces y apropiados, de acuerdo con el contexto, el contenido del mensaje y el público al que estén dirigidos.

2.5. Garantizar que el personal y los voluntarios estén debidamente informados sobre todas las actividades relevantes, con el fin de desempeñar sus funciones de la manera más eficiente posible.

2.6. Cumplir con todas las políticas, procedimientos y demás normas aplicables de la organización.

2.7. Ser coherentes con los valores fundamentales de la Academia Mensajeros de la Paz como organización islámica.

2.8. La cortesía, la amabilidad y el espíritu de servicio deberán orientar todas las interacciones de la organización con sus empleados, voluntarios, estudiantes y demás personas con quienes se relacione.

2.9. Las diferencias de opinión deberán manejarse de forma privada, respetuosa y discreta. Se evitarán los chismes y las murmuraciones. Siempre que sea posible, las diferencias deberán resolverse mediante la comunicación directa entre las personas involucradas.

Hudhaifah (que Al-lah esté complacido con él) narró que el Mensajero de Al-lah (que la paz y las bendiciones de Al-lah sean con él) dijo: «El murmurador no entrará al Paraíso.» (Al-Bujari y Muslim).

2.10. La crítica constructiva, entendida como aquella que contribuye al mejoramiento de la organización mediante la aclaración de ideas, la orientación o la enseñanza, será bienvenida siempre que se exprese con respeto, tacto y espíritu de colaboración. En cambio, la crítica destructiva, entendida como aquella cuyo propósito sea perjudicar a la organización o a cualquiera de sus integrantes, no será aceptada.

3. Procedimiento

3.1. Responsabilidades

Directivos 3.1.1. Garantizar que la información relevante esté disponible para el personal de manera oportuna y a través de los canales de comunicación apropiados.

3.1.2. Asegurar que el personal disponga de la información necesaria para comunicarse de manera efectiva con sus colegas y desempeñar adecuadamente sus funciones.

3.1.3. Mantener canales de comunicación abiertos y bidireccionales, promoviendo la escucha activa de la retroalimentación, las inquietudes y los comentarios del personal.

3.1.4. Mantener informados a los mandos medios sobre los acontecimientos, decisiones e inquietudes relevantes para el desempeño de sus funciones.

Todo el personal 3.1.5. Mantener una comunicación regular y efectiva con sus compañeros de trabajo para garantizar que la información necesaria esté disponible, sea comprendida y se comparta oportunamente dentro del entorno laboral.

3.1.6. Contribuir a que todos los miembros del personal tengan acceso a la información necesaria para desempeñar sus funciones de la manera más eficiente posible, promoviendo la colaboración y el apoyo mutuo dentro de la organización.

3.2. Plazos

3.2.1. Todos los correos electrónicos deberán ser respondidos dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recepción. Cuando no sea posible proporcionar una respuesta definitiva dentro de dicho plazo, deberá enviarse un correo electrónico al remitente informando la causa de la demora y, cuando sea posible, indicando el tiempo estimado en el que se proporcionará una respuesta.

Ejemplo: As-salamu alaikum. Gracias por su correo electrónico. Lamentablemente, en este momento no dispongo de la información solicitada, ya que Bilal se encuentra fuera de la oficina y ha estado atendiendo este asunto. Le he enviado un correo electrónico para que pueda responder a su regreso el lunes. In sha Al-lah, le proporcionaré una actualización sobre este tema el lunes a las 5:00 p. m. Cordial saludo,

3.2.2. Salvo que exista una situación de urgencia debidamente justificada, deberá concederse un plazo mínimo de tres (3) días hábiles para la realización de las tareas solicitadas. Asignar tareas con plazos excesivamente cortos puede dificultar el trabajo de los demás, especialmente cuando ya tienen otras responsabilidades asignadas. En los casos en que se requiera apoyo urgente, la posibilidad de atender la solicitud dependerá de la disponibilidad, capacidad y carga de trabajo de la persona, así como de la naturaleza y complejidad de la tarea.

3.2.3. Cuando un empleado prevea que no podrá cumplir una tarea dentro del plazo establecido, deberá informar a las personas involucradas antes del vencimiento del plazo, explicando las razones del retraso y, de ser posible, indicando una nueva fecha estimada de cumplimiento. Como norma básica de cortesía y profesionalismo, no se debe esperar a que un colega solicite explicaciones sobre una tarea pendiente cuando ya se conoce que existirá un retraso.

3.3. Incumplimiento

El incumplimiento de esta Política y Procedimiento de Comunicaciones podrá dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias, de conformidad con las políticas internas de la Academia Mensajeros de la Paz. Dependiendo de la gravedad o de la reincidencia del incumplimiento, dichas medidas podrán incluir una advertencia formal y, en los casos de incumplimiento reiterado o grave, la terminación de la relación laboral o de la vinculación con la organización, según corresponda.