COMMUNICATIONS Policy and Procedure

التواصل

السياسات والإجراءات 

١. بيان السياسة:

١.١ إن من الواجب علينا – في أكاديمية رسل السلام – أن نشجع بعضنا على التَّحلي بأحسن الأخلاق في التعامل مع الآخرين، وأن نحترم إخوتنا وأخواتنا في الإسلام، وكل من يتواصل معنا، وذلك لأننا ندرك أهمية التواصل الفعال وتأثيره الإيجابي في تنمية وتطوير بيئة العمل.

٢.١ وإن من الواجب على كل موظف يعمل في هذه المنظمة أن يعامل كل من يتواصل ويعمل معه بكامل الاحترام، على أن يكون غرض التواصل الفعال والتعاون بين الموظفين احتساب الأجر من الله ومساعدة الآخرين، وتحقيق النجاح على مستوى أكاديمية رسل السلام، ومن ثم كسب ثقة واحترام الزملاء والعملاء.

٢. المبادئ:

إن على الموظفين أن يلتزموا بمجموعة من المبادئ في تعاملهم مع بعضهم، ومن بينها:

١.٢. إفادة الموظفين بما يحتاجونه من المعلومات اللازمة.

٢.٢. استخدام العبارات والتراكيب المفهومة من اللغة العربية الخالية من المصطلحات الاختصاصية أو التقنية التي قد لا يسهل فهمها من قبل الآخرين.

٣.٢. إنجاز العمل في غضون فترة زمنية معقولة.

٤.٢. التنويع في استخدام وسائل الاتصال الفعال حسب ما يتناسب مع السياق أو الرسالة أو الجمهور.

٥.٢. الحرص على إبلاغ وإعلام الموظفين والمتطوعين بأي جديد أو تغيير على الأعمال والأنشطة المقامة في المنظمة، وذلك ليتمكنوا من أداء أعمالهم على أكمل وجه.

٦.٢. الأخذ بالاعتبار والاطلاع على جميع سياسات المنظمة.

٧.٢. الالتزام بالقيم التي تقوم عليها منظومتنا.

٨.٢. يعتبر التحلي بمكارم الأخلاق واللباقة واللطف في التعاون من الأمور المهمة، والتي تشكِّل تعامل المنظمة مع الموظفين والطلاب. 

٩.٢. يجب كتمان النزاعات والخلافات في الرأي، والسعي لإصلاح الخلاف بين الأطراف المعنية، وعدم نشر ما يفسد الود بين المؤمنين مثل الغيبة والنميمة.

وقد ذكر الصحابي حذيفة - رضي الله عنه - عن النبي - صلى الله عليه وسلم - أنه قال: (لا يدخل الجنة نمام) متفق عليه.

١٠.٢. تقديم النقد البناء الذي يهدف إلى تطوير المنظمة عن طريق الإرشاد والتوجيه، فهذا مرحب به إن قُدِّم باحترام، أما نقيضه – وهو النقد المدمر - فهو وسيلة تقود إلى الدمار على مستوى المنظمة ومستوى الأفراد، فيجب تجنبه.

٣. الإجراءات الممارسة:

١.٣. المسؤوليات:

مسؤوليات القيادة العليا:

١.١.٣. التحقق من توفر المعلومات اللازمة لدى الموظفين في الوقت المناسب ومن خلال الوسائل المناسبة.

٢.١.٣. التحقق من أن جميع الموظفين لديهم المعرفة والمعلومات الكافية عن العمل؛ ليتاح لهم التواصل الفعال بين بعضهم البعض.

٣.١.٣. إبقاء وسائل تواصل مفتوحة بين الطرفين لاستقبال الاقتراحات والشكاوى من جميع الموظفين.

٤.١.٣. إعلام المديرين بأي تطورات أو شواغل.

مسؤوليات الموظفين:

٥.١.٣. على الموظفين أن يتواصلوا مع بعضهم البعض باستمرار لضمان توفر وتبادل المعلومات وفهمها في نطاق العمل. 

٦.١.٣. التحقق من توفر المعلومات الكافية عن العمل لدى الموظفين؛ ليتمكنوا من القيام بمهامهم على أكمل وجه، ودعم عملهم داخل المنظمة.

٢.٣. الجداول الزمنية:

١.٢.٣. يجب الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني في غضون أربع وعشرين ساعة من استلامها، وإن كان الموظف غير قادر على الرد خلال هذه الفترة الزمنية، فينبغي عليه حينئذ إخبار المرسل بعدم قدرته على الرد خلال الفترة المذكورة، مع تقديم التبرير اللازم.

ومن الأمثلة على ذلك، نموذج الإجابة أدناه:

السلام عليكم.

شكرا على تواصلكم معنا.

 أود إفادتك بأني لا أستطيع الإجابة على استفسارك وذلك لغياب بلال اليوم، وهو من كان يتولى هذا الموضوع، لذلك أرسلت له بريدًا إلكترونيًا بخصوص هذا الأمر؛ ليجيب على سؤالك عند عودته إلى المكتب يوم الإثنين، وإني سأطلعك على رده يوم الإثنين بحلول الساعة الخامسة مساء إن شاء الله. 

مع أطيب التحيات.

٣.٢.٢. يجب أن يعطى الموظف ثلاثة أيام عمل على الأقل؛ ليتمكن من إنجاز المهام الموكلة إليه، ولا ينبغي تكليفه بمهام تُسلَّم في وقت ضيق، خاصة إن كان لديه أعمال أخرى تشغله عن التفرغ لأداء المهمة المطلوبة.

 وإن كنت تحتاج إلى مساعدة عاجلة من الموظف، فذلك يعتمد على مقدرته على القيام بالعمل الإضافي، وباعتبار نوع المهمة المكلف بها، والوقت الذي تحتاجه وما إلى ذلك.

٣.٢.٣. إن كنت ستتأخر في تسليم مهمة ما إلى زميلك، فعليك إرسال بريد إلكتروني قبل انتهاء الوقت المحدد للتسليم تُبَلِّغ به زملاءك عن سبب هذا التأخر، وإن كان الذوق العام ألا يسألك زميلك عن سبب تأخرك في أداء المهام.

٣.٣. عواقب عدم الامتثال:

نظرا لأهمية هذه السياسة قد يؤدي عدم الامتثال بالضوابط المبينة أعلاه إلى إصدار الإنذار الرسمي، وإن تكررت الانتهاكات، فقد يصل الأمر إلى الفصل من العمل.